Las reuniones virtuales

Antes de la crisis del COVID-19, hace ya un par de años, tuve una experiencia con la utilización de Zoom para recibir unas clases sobre liderazgo en el Instituto de Tecnología de Massachusetts (MIT). La herramienta me resultó útil; sin embargo, no óptima como para implementarla en mi trabajo a modo de mecanismo fundamental de comunicación. No obstante, todo cambió cuando, el 16 de marzo de 2020, empezó el aislamiento social obligatorio en nuestro país.

Hoy, a más de cuarenta días de la “cuarentena”, las plataformas digitales se han vuelto esenciales para la comunicación con nuestros equipos de trabajo, clientes, inversionistas y demás profesionales; mismos con los que interactuamos en nuestras actividades diarias. Por ello, mi preocupación principal radica en cuántas diferencias existen entre las técnicas de comunicación en tiempos normales y las técnicas de comunicación en tiempos de COVID-19.

El profesor de comportamiento organizacional, Andy Molinsky, recomienda ver las reuniones virtuales como “un contexto completamente diferente, no simplemente una reunión en persona o una clase en una pantalla”. En base a lo último, usted puede seguir las siguientes recomendaciones:

  • Aunque suene obvio, debe concentrarse en mirar a la cámara de su computadora, tablet o celular. Como se sabe, el contacto visual directo es una forma vital de reforzar su punto. Eso, en un mundo COVID-19, significa mirar la cámara. Es difícil, porque los líderes empresariales y gerentes, estamos entrenados para mirar a las personas cuando les hablamos. Por esto, es necesario seguir el entrenamiento de un político o un artista, más acostumbrados a mirar hacia la cámara.
  • Es importante mantener un tono de voz sostenido y claro, ya que será frecuente encontrar problemas con la calidad de resolución de los micros de nuestros aparatos electrónicos. Además, hablar con firmeza trasmite autoridad, credibilidad y confianza. Este concepto, desde mi punto de vista, se aplica tanto a reuniones reales como virtuales.
  • La proximidad juega un papel fundamental. Cuanto más lejos de la cámara se encuentre, o más oscurecida sea la resolución de su imagen, menos próximas se sentirán las personas de su mensaje o de usted. En una videoconferencia la cabeza del ponente, tanto como la parte superior de los hombros, deben dominar la pantalla. Si su cabeza se visualiza incompleta en la parte superior, o inferior, está usted demasiado cerca. Si su torso completo está a la vista, está demasiado lejos.

Del mismo modo, el fondo es importante. Evite aquellos en los que se observen habitaciones desordenadas, esto hace parecer al comunicador desorganizado. Además, los elementos de distracción, desviarán la atención de usted y su mensaje. Encuentre un fondo en donde el entorno sea simple y refleje profesionalismo.

  • Estar atento y sin distracciones. La persona acostumbrada al multitasking, es decir, a revisar su correo, su WhatsApp, recibir llamadas o realizar acciones en simultaneo, puede que no esté siguiendo la conversación con la atención necesaria, y este gesto podría llegar a ser tomado de forma negativa por sus interlocutores, afectando así su reputación profesional. De tal forma que deberá dejar todo lo demás y concentrarse frente a la cámara. ¿Podrá?
  • Utilizar correctamente el micrófono. Si usted tiene un entorno sin ruido, puede dejar el micrófono encendido y estar atento a la conversación. Si, por el contrario, tiene un entorno ruidoso, es buena opción mantenerlo conectado solo durante la propia intervención. Eso, por supuesto, no significa que se distraiga con otras actividades. Usted debe estar atento en todo momento a la reunión a la que está asistiendo. Participe de ella, no tiene que estar todo el tiempo en silencio.
  • Use la ventana del chat. No se olvide de que, cuando otros estén hablando, usted puede usar la herramienta del chat para preguntar sin interrumpir al expositor. Además, con esta herramienta, puede adjuntar documentos o material complementario a la presentación.

Es mi deseo que estas recomendaciones los ayuden a mantener una mejor comunicación con las personas de su equipo. Al parecer, así serán las nuevas normas para una comunicación efectiva de manera virtual.